Cara kerja — dari dokumen mentah ke aturan berversi

01 — Tahap

Empat tahap, masing-masing meninggalkan artefak yang bisa diperiksa.

Tahap 1

Penerimaan

Dokumen masuk apa adanya: unggahan folder, sambungan penyimpanan, atau kiriman surel. Format umum diterima tanpa dikonversi lebih dulu.

Sumber tetap berada di sistem asalnya. Kami menyimpan indeks, struktur, dan rujukannya — bukan salinan yang lepas.
Dokumen yang tidak terbaca masuk laporan kesiapan, bukan hilang tanpa kabar.

Artefak: daftar dokumen diterima, ditolak, dan menunggu.

Tahap 2

Penataan menjadi entitas

Potongan teks biasa tidak cukup, karena satu halaman bisa memuat tiga hal berbeda: satu angka yang berlaku, satu syarat yang membatasi, dan satu paragraf pembuka yang tidak mengatur apa pun.

Isi dipisahkan menjadi aturan, prosedur, angka, syarat, dan tanggal berlaku.
Tiap entitas membawa topik, pemilik, dan sumber asalnya sejak lahir.
Alamat aturan bersifat tetap, sehingga rujukan lama tidak pindah ketika dokumen disunting.

Artefak: peta ranah kerja beserta daftar entitas per dokumen.

Tahap 3

Pemeriksaan dan pengesahan

Dua entitas yang mengatur topik yang sama dibandingkan isinya. Kalau berbeda, topik dibekukan dan masuk antrean keputusan manusia.

Entitas tanpa tanggal berlaku diperlakukan sebagai belum sah, bukan sebagai yang berlaku.
Nilai angka dipaksa membawa tanggal mulai berlaku; angka tanpa tanggal ditolak masuk lingkup jawab.
Keputusan kurator tercatat beserta nama pemiliknya dan selisih yang ia putuskan.

Kurator memeriksa dan menyelesaikan sengketa klausul sebelum disahkan

Pemeriksaan & Pengesahan

Kurator menyelesaikan benturan: Dua naskah bertentangan diuji berdampingan hingga menghasilkan satu acuan sah berstempel tanda tangan pemiliknya.

Artefak: antrean benturan, risalah keputusan, daftar entitas yang sah.

Tahap 4

Pemakaian dan pengawasan

Himpunan aturan yang sah menjadi lingkup kerja agen. Yang kedaluwarsa keluar sendiri pada tanggalnya, tanpa perlu ada yang mengingat.

Setiap jawaban menyimpan sumber, versi, dan tanggal pengesahannya.
Peristiwa bisa diputar ulang: apa yang diketahui agen pada saat ia menjawab.
Perubahan aturan berikutnya tidak menulis ulang riwayat yang lama.

Dewan pimpinan meninjau kepatuhan pemakaian agen dan jejak audit

Pengawasan & Audit

Transparansi operasional penuh: Jejak keputusan tersimpan permanen dan dapat diputar ulang kapan pun untuk kebutuhan kepatuhan internal.

Artefak: rekaman pemakaian, laporan cakupan, dan antrean kedaluwarsa.

02 — Model entitas

Empat jenis, diperlakukan berbeda.

Memperlakukan semuanya sebagai “potongan teks” adalah sebab utama mesin ikut membawa tiga halaman basa-basi saat hanya satu angka yang ditanyakan.

Klaim

Pernyataan yang bisa benar atau salah

Misalnya “perjalanan dinas wajib diajukan 3 hari sebelumnya”. Bisa dibanting dengan dokumen, dan bisa dibatalkan oleh dokumen yang lebih tinggi.

Prosedur

Langkah yang berurutan

Punya tahap, pelaku, dan hasil akhir. Ini yang bisa dijalankan agen, bukan hanya dikutip.

Nilai

Angka, tarif, dan kuota

Selalu bawa satuan dan tanggal berlaku. Tanpa keduanya, ia tidak masuk lingkup jawaban.

Definisi

Istilah yang mengikat

“Karyawan tetap”, “pelanggan koridor A”, “hari kerja”. Definisi yang berbeda membuat dua aturan tampak bertentangan padahal tidak.

Medan yang dibawa tiap entitas

Medan	Isinya	Kapan wajib	Alasan ada
`alamat`	Penanda pendek yang tidak berubah meski dokumennya disunting	Selalu	Rujukan lama di riwayat percakapan tidak berpindah ke aturan lain.
`topik`	Label terkontrol, misalnya `batas-nilai` atau `cuti.jatah-tahunan`	Selalu	Dua aturan dibandingkan hanya kalau topiknya sama. Tanpa ini, aturan yang tidak berhubungan saling membekukan.
`jenis`	Klaim, prosedur, nilai, atau definisi	Selalu	Menentukan apakah entitas boleh dijalankan agen atau hanya boleh dikutip.
`isi`	Satu kalimat aturan, bukan paragraf tempat kalimat itu diambil	Selalu	Jawaban harus bisa ditunjuk satu per satu, bukan berupa tempelan setengah halaman.
`sumber`	Dokumen asal beserta letaknya di dalam dokumen itu	Selalu	Supaya “saya bisa tunjukkan dari mana angka ini datang” bisa diucapkan dengan yakin.
`versi`	Bilangan yang naik setiap kali disahkan	Selalu	Jawaban lama tetap menunjuk versi yang dipakai saat itu, bukan diam-diam ikut versi terbaru.
`berlaku_dari` `berlaku_sampai`	Tanggal mulai dan tanggal berakhir	Selalu; untuk jenis nilai keduanya tidak boleh kosong	Angka tanpa tanggal adalah sumber salah jawab termahal, sehingga ia ditolak masuk lingkup jawab.
`satuan`	Rupiah, hari, persen, kali	Jenis nilai	Mencegah 4.200.000 dibaca sebagai 4,2 hanya karena cara penulisannya berbeda.
`pemilik`	Peran dan nama yang menandatangani	Sebelum statusnya sah	Yang mengunggah dokumen belum tentu yang berhak menandatangani isinya.
`status`	Draf, sah, dibekukan, atau kedaluwarsa	Selalu	Hanya yang sah dipakai menjawab. Yang dibekukan menunggu keputusan, bukan menunggu ada yang ingat.
`kanal_terbuka`	Himpunan kanal tempat entitas ini boleh dipakai	Kalau kanal publik ikut dibuka	Memisahkan “jawabannya salah” dari “jawabannya benar di tempat yang salah”.

Nama medan di atas adalah nama yang kami pakai pada pekerjaan penataan, bukan janji antarmuka. Bentuk akhirnya bisa berbeda per pelanggan; yang tidak berubah adalah keharusan tiap medannya.

03 — Batasan jujur

Yang belum kami kerjakan.

Platform ini masih tahap akses awal. Lebih berguna kalau kami sebut apa yang belum ada daripada Anda menemukannya sendiri di minggu pertama.

Sedang dibangun

Laporan cakupan otomatis

Menunjukkan persentase pertanyaan yang sudah punya aturan sah, per ranah kerja. Untuk sementara laporan ini kami susun manual bersama Anda.

Sedang dibangun

Impor massal dari banyak sumber sekaligus

Unggahan folder dan sambungan penyimpanan sudah berjalan; penyedotan berkala dari beberapa sumber bersamaan masih dalam pengerjaan.

Rencana

Kawasan penyimpanan tertentu

Menentukan kawasan fisik penyimpanan data dan menjalankan platform di jaringan Anda sendiri ada di rencana, dan belum kami tawarkan hari ini.

Status di halaman ini kami perbarui di catatan pembangunan. Kalau ada yang berubah sebelum halaman ini disunting, catatan pembangunan yang lebih benar.

04 — Yang kami butuhkan

Dari Anda, hanya tiga hal.

Akses ke dokumen yang ada

Tidak perlu dirapikan lebih dulu. Yang perlu hanya bisa kami baca, dan seseorang yang tahu di mana semuanya berada.

Nama pemilik tiap ranah

Satu orang yang berhak menandatangani aturan perjalanan dinas, satu untuk harga, satu untuk ketenagakerjaan. Tanpa ini, tidak ada yang bisa disahkan.

Daftar pertanyaan tersering

Sepuluh sampai tiga puluh pertanyaan yang benar-benar masuk tiap minggu. Itu bahan uji kami, bukan dokumen.

Mulai dari audit pengetahuan

Yang kami lakukan sebelum mesin boleh menjawab.